CRM sta per Customer Relationship Management. Aiuta le aziende a organizzare lead, potenziali clienti e clienti in un unico posto, semplificando la gestione di conversazioni, follow-up e relazioni senza fare affidamento su e-mail o fogli di calcolo sparsi.

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Il problema prima del CRM

Immagina questo. Stai gestendo una piccola impresa. Qualcuno compila un modulo sul tuo sito web chiedendo informazioni sul tuo prodotto. Ricevi una notifica via email, rispondi, forse annoti il ​​loro numero da qualche parte. Pochi giorni dopo, qualcun altro ti invia un messaggio su Facebook. Quindi un cliente chiama chiedendo informazioni su un ordine effettuato nel tuo negozio Shopify.

Ora moltiplicalo per 50 o 500. Dove stai monitorando tutto questo? Un quaderno? Note adesive? Un foglio di calcolo con diciassette schede che solo tu capisci?

Questo è esattamente il problema per cui il software CRM è stato creato. Invece di disperdere contatti e conversazioni con i clienti tra e-mail, WhatsApp, telefonate e social media, tutto viene riunito in un unico posto. Un record per persona, con la cronologia completa allegata.

Che cosa fa effettivamente un CRM?

Sostanzialmente, un CRM fa tre cose molto bene:

Cattura lead. Invece di copiare manualmente le informazioni da un modulo in un foglio di calcolo, un buon CRM attira automaticamente i lead: dal tuo sito web, da Facebook Lead Ads, da Moduli Google e persino dal tuo negozio online. Non dovrai più dimenticare di ricontattare perché un lead è rimasto sepolto nella posta in arrivo di qualcuno.

Organizza la relazione. Ogni chiamata, email, nota e follow-up viene registrata nel profilo di quella persona. Quindi, quando tu (o il tuo compagno di squadra) rispondete al telefono sei settimane dopo, non inizierete da zero. Sai esattamente come stanno le cose.

Ti aiuta ad agire in tempo. La maggior parte degli affari viene persa non perché il prodotto fosse sbagliato, ma perché nessuno ha dato seguito abbastanza velocemente. Un CRM ricorda a te, o al tuo team di vendita, quando è il momento di ricontattarti, in modo che i lead non si raffreddino silenziosamente.

È proprio così. Tutto il resto (dashboard, report, automazione, integrazioni) si basa su queste tre basi.

Chi ne ha davvero bisogno?

Onestamente? Quasi chiunque abbia a che fare con i clienti regolarmente. Ma il software CRM tende ad essere più importante per:

• Piccole imprese e startup che si destreggiano tra lead provenienti da più canali con un piccolo team
• Team di vendita che hanno bisogno di sapere chi sta seguendo chi, in modo che due persone non chiamino lo stesso lead
• Negozi di e-commerce che cercano di collegare le richieste dei clienti con gli ordini effettivi
• Aziende basate sui servizi che devono monitorare rapporti continuativi con i clienti, non solo vendite una tantum

Se sei un fondatore solista con cinque clienti, probabilmente non ne hai ancora bisogno: un taccuino andrà bene. Ma nel momento in cui ti trovi a destreggiarti tra più lead di quanti ne puoi tenere a mente, di solito è questo il segno.

Funzioni comuni in cui ti imbatterai

Ogni CRM ha un aspetto leggermente diverso, ma la maggior parte condivide un kit di strumenti simile:

• Gestione dei lead: acquisizione e organizzazione dei lead in entrata in un'unica dashboard
• Record di contatto: un unico profilo per ogni persona, con i suoi cronologia completa allegata
• Assegnazione lead: instradamento automatico dei nuovi lead al venditore giusto, invece di decidere manualmente chi riceve cosa
• Promemoria di follow-up, così nessuno si dimentica di richiamare un lead
• Report: vedere quali fonti di lead stanno effettivamente convertendo e quali no
• Integrazioni: collegando il CRM agli strumenti che già usi, come Facebook Annunci, Moduli Google o il tuo negozio online

Alcuni CRM cercano di fare tutto alla luce del sole: automazione del marketing, fatturazione, gestione dei progetti, tutto il resto. Altri rimangono concentrati sulle vendite e sulla gestione dei lead. Nessuno dei due approcci è "sbagliato", dipende solo da ciò di cui hai effettivamente bisogno.

Una breve parola sulle integrazioni

Questa è la parte che le persone sottovalutano. Un CRM che non è in grado di comunicare con gli strumenti che già utilizzi diventa semplicemente un altro posto in cui devi copiare e incollare manualmente i dati, il che vanifica l'intero punto.

Se la maggior parte dei tuoi contatti proviene da Facebook Lead Ads, Google Forms o un negozio Shopify, vale la pena verificare se un CRM si collega direttamente a quelli, piuttosto che richiedere di impostare uno strumento di automazione separato (come Zapier) solo per spostare i dati da un luogo a un altro. Si tratta di un costo aggiuntivo, una cosa in più da mantenere e una cosa in più che può rompersi.

Questa è in realtà una delle aree in cui GreenCRM24 adotta un approccio diverso: si collega direttamente a Facebook Lead Ads, Google Forms e Shopify, quindi i lead arrivano automaticamente nel tuo CRM senza bisogno di Zapier nel mezzo. Per un piccolo team che desidera solo l'afflusso di contatti senza integrazioni di babysitter, questa è una differenza veramente pratica.

Devi spendere una fortuna per uno?

Non necessariamente. C'è un mito comune secondo cui i CRM sono solo per le grandi imprese con grandi budget. Questo era più vero anni fa, ma non più. Molti CRM oggi offrono piani gratuiti che coprono le nozioni di base (acquisizione di lead, gestione dei contatti, reporting di base), il che è più che sufficiente per una piccola impresa o una startup appena avviata.

L'approccio più intelligente è iniziare in modo semplice. Raccogli i tuoi contatti in un unico posto, fai in modo che il tuo team lo utilizzi in modo coerente e aggiungi funzionalità più avanzate (come il routing dei contatti basato sull'intelligenza artificiale o l'analisi approfondita) solo quando ne senti effettivamente la necessità.

Come iniziare senza pensarci troppo

Se sei nuovo a tutto questo, ecco un modo semplice per affrontarlo:

1. Elenca da dove provengono attualmente i tuoi contatti: moduli del sito web, annunci di Facebook, Shopify, referral, walk-in, qualunque cosa sia.
2. Verifica se un CRM può connettersi direttamente a tali fonti. In caso contrario, finirai comunque per inserire manualmente i dati.
3. Inizia con un piano gratuito e acquisisci familiarità con le nozioni di base prima di impegnarti in qualcosa a pagamento.
4. Fai in modo che il tuo team lo utilizzi davvero. Un CRM a cui accede solo una persona non funziona davvero. lavoro.

Esatto. Non è necessario comprendere tutte le funzionalità fin dal primo giorno: ti serve solo un sistema che impedisca ai lead di sfuggire alle fessure.

Il risultato finale

Un CRM non è un complicato strumento aziendale riservato alle grandi aziende. Fondamentalmente, è semplicemente un modo più intelligente e organizzato per tenere traccia delle persone con cui fai affari, in modo che i follow-up avvengano effettivamente, i lead non vadano persi e il tuo team non faccia affidamento sulla memoria e su note sparse per gestire il processo di vendita.