V určitém okamžiku téměř každá malá firma vede přesně tuto konverzaci: "Opravdu potřebujeme CRM, nebo můžeme dál používat Excel?" Je to spravedlivá otázka. Excel je zdarma (nebo se mu blíží), každý už ho umí používat a upřímně, pojme překvapivé množství dat, než se rozpadne. Proč se od něj tedy podniky nakonec odkloní? Porovnejme tyto dvě věci upřímně, místo abychom jen řekli „CRM dobré, tabulka špatné“.

---

Proč Excel funguje... na chvíli

Excel není špatný nástroj. Je to tabulkový procesor – flexibilní, známý a levný. Pro firmu s hrstkou potenciálních zákazníků týdně a jedním člověkem, který se zabývá prodejem, to skutečně může dělat svou práci. Přidáte řádek, napíšete jméno a číslo, případně je barevně odlišíte, pokud máte chuť, a pokračujete dál.

Problém není samotný Excel. Problém je v tom, co se stane s růstem firmy.

Tam, kde se Excel začíná rozpadat

Potenciální zákazníci nevstupují do Excelu sami od sebe. Pokud někdo vyplní formulář na vašem webu nebo klikne na reklamu pro potenciálního zákazníka na Facebooku, tato informace se ve vaší tabulce zázračně neobjeví. Někdo to musí ručně zkopírovat – a ruční kroky jsou přesně tam, kde potenciální zákazníci zmeškali, zpozdili nebo zapomněli.

Neexistuje žádný skutečný systém sledování. Excel může samozřejmě obsahovat sloupec „Datum dalšího sledování“. Nikomu to ale nepřipomene, aby skutečně zavolal. Jen tiše sedí, dokud někdo náhodou nepřejde přes tento řádek.

Více lidí upravujících stejný soubor je nepořádek. Dva prodejci pracující na stejné tabulce téměř vždy vedou k duplicitnímu zásahu, přepsaným poznámkám nebo k tomu, že někdo omylem smaže řádek, který by neměl mít.

Neexistuje žádný zájemce – aktuální název tabulky, aktuální název tabulky. stav, možná poznámka. Co vám neukážou, je celý příběh: každý hovor, každá odpověď, každá interakce v průběhu času. Tento kontext má tendenci žít v něčí paměti nebo vůbec nikde.

Vykazování znamená manuální práci. Chcete vědět, kolik potenciálních zákazníků přišlo tento měsíc z Facebooku oproti vašemu webu? V Excelu to znamená filtrování, vzorce, možná kontingenční tabulku, pokud někdo z týmu skutečně ví, jak ji sestavit. V CRM je to obvykle jen řídicí panel, na který se podíváte.

Nic z toho nedělá Excel „špatný“. Znamená to jen, že Excel nebyl nikdy vytvořen pro správu vztahů – byl vytvořen pro organizaci dat. A potenciální zákazníci nejsou jen data. Jsou to lidé v různých fázích, kteří potřebují různé věci v různých časech.

Kde CRM skutečně táhne vpřed

CRM je účelově vytvořeno přesně pro věci, se kterými se Excel potýká:

F self-managed)Omezená aktivita, omezení aktivity kontaktPravidla automatického přiřazování> zadali jste. CRM vám řekne, co se skutečně děje s každým potenciálním zákazníkem, v reálném čase, aniž by jej někdo musel ručně aktualizovat.

Takže kdy byste měli vlastně přejít?

Ne každá firma potřebuje CRM hned první den. Pokud jste samostatným zakladatelem, který zpracovává pět nebo deset potenciálních zákazníků týdně, Excel – nebo dokonce notebook – by pro teď mohl skutečně stačit.

Existují však jasné známky toho, že je čas jít dál:

• Získáváte potenciální zákazníky z více než jednoho zdroje (web, Facebook, Shopify atd.) a ručně je kopírujete do listu, protože si nikdo nepamatuje, že je chcete zkontrolovat. tabulka
• Více než jedna osoba pracuje s potenciálními zákazníky a existuje zmatek v tom, kdo s kým mluví
• Nemáte žádný skutečný způsob, jak zjistit, který zdroj potenciálních zákazníků skutečně převádí
• Vaše tabulka se rozrostla do spletité změti karet, barev a napůl zapamatovatelných konvencí, kterým obvykle rozumíte pouze vy

Pokud se tiše stanou povědomé, dvě nebo tři z těchto tabulek úzké místo.

A co argument o nákladech?

Toto je část, která brzdí mnoho malých podniků – předpoklad, že CRM znamená velký měsíční účet. To bývalo pravdivější. V dnešní době spousta CRM nabízí skutečně použitelné bezplatné plány, díky čemuž je argument „Excel je zdarma“ mnohem slabší, než býval.

Čestná odpověď

Neexistuje univerzální „lepší“ – záleží na tom, kde se vaše podnikání skutečně nachází. Excel je vhodný pro firmu, která je malá, jednoduchá a ovládá ji jedna osoba, které nevadí trochu ruční údržby. Na CRM začne záležet ve chvíli, kdy potenciální zákazníci pocházejí z více než jednoho místa, je zapojeno více než jedna osoba nebo vás zmeškané sledování ve skutečnosti stojí prodeje.

Skutečnou otázkou není „CRM vs Excel“ v abstraktu. Jde o to: kolik času váš tým v současné době tráví ručním zadáváním dat a zmeškanými následnými kontrolami – a stojí tento čas více, než by stál přechod?

Většině rostoucích firem je odpověď zřejmá velmi rychle.

 

	Excel	CRM
Zachycení potenciálních zákazníků	Ruční zadávání	Automaticky, z formulářů, reklam, obchodů
Vestavěné připomenutí a plánování
Týmová spolupráce	Sklon ke konfliktům a přepsání	Vytvořeno pro více uživatelů najednou
Historie potenciálních zákazníků	Povolená aktivita
Přehledy	Ruční vzorce/kontingenční tabulky	Panely v reálném čase
Přiřazení potenciálních zákazníků	Manuální, často nejasné, kdo co vlastní