Jossain vaiheessa melkein jokaisessa pienyrityksessä on juuri tämä keskustelu: "Tarvitsemmeko todella CRM:ää vai voimmeko vain jatkaa Excelin käyttöä?" Se on reilu kysymys. Excel on ilmainen (tai lähellä sitä), kaikki osaavat jo käyttää sitä, ja rehellisesti sanottuna siihen mahtuu yllättävän paljon tietoa ennen kuin se hajoaa. Joten miksi yritykset lopulta luopuvat siitä? Verrataanpa näitä kahta rehellisesti sen sijaan, että sanoisimme vain "CRM hyvä, taulukko huono".
Miksi Excel toimii... jonkin aikaa
Excel ei ole huono työkalu. Se on laskentataulukko – joustava, tuttu ja halpa. Yritykselle, jolla on kourallinen liidejä viikossa ja yksi myyntihenkilöstö, se voi todella tehdä työn. Lisäät rivin, kirjoitat nimen ja numeron, ehkä värikoodaat sen, jos haluat, ja siirryt eteenpäin.
Ongelma ei ole Excelissä itsessään. Ongelmana on se, mitä tapahtuu yrityksen kasvaessa.
Missä Excel alkaa hajota
Liidit eivät pääse Exceliin itsestään. Jos joku täyttää lomakkeen verkkosivustollasi tai napsauttaa Facebookin liidimainosta, tiedot eivät taianomaisesti näy laskentataulukossasi. Jonkun on kopioitava se manuaalisesti – ja manuaaliset vaiheet ovat täsmälleen tapauksia, joissa liidit jäävät huomaamatta, viivästyvät tai unohtuvat.
Varsinaista seurantajärjestelmää ei ole. Excelissä voi varmasti olla "Seuraava seurantapäivämäärä" -sarake. Mutta se ei muistuta ketään soittamaan. Se vain istuu hiljaa, kunnes joku sattuu vierimään rivin ohi.
Useita ihmisiä muokkaamassa samaa tiedostoa on sotku. Kaksi myyjää työskentelee samalla laskentataulukolla johtaa melkein aina päällekkäisyyteen, muistiinpanojen päällekirjoittamiseen tai joku poistaa vahingossa rivin, jota heillä ei pitäisi olla.
Laskentataulukot näyttävät liidin nykyisen tilan – nimen, tilan, ehkä huomautuksen. He eivät näytä sinulle koko tarinaa: jokainen puhelu, jokainen vastaus, jokainen vuorovaikutus ajan mittaan. Tämä konteksti elää yleensä jonkun muistissa tai ei missään.Raportointi tarkoittaa manuaalista työtä. Haluatko tietää, kuinka monta viittausta Facebookista tuli tässä kuussa verkkosivustollesi verrattuna? Excelissä se tarkoittaa suodatusta, kaavoja, ehkä pivot-taulukkoa, jos joku tiimistä todella osaa rakentaa sellaisen. CRM:ssä se on yleensä vain kojelauta, jota vilkaisit.
Mikään tämä ei tee Excelistä "huonoa". Se tarkoittaa vain sitä, että Exceliä ei koskaan luotu hallitsemaan suhteita – se on rakennettu tietojen järjestämiseen. Ja liidit eivät ole vain dataa. He ovat ihmisiä eri vaiheissa ja tarvitsevat eri asioita eri aikoina.
Missä CRM todella vie eteenpäin
CRM on suunniteltu juuri niitä asioita varten, joiden kanssa Excel kamppailee:
| Excel | CRM | |||
|---|---|---|---|---|
| Liidin talteenotto | Manuaalinen syöttäminen | Automaattinen, lomakkeista, mainoksista, myymälöistä, muistutuksista | ||
| (ellei itse hallittu) | Sisäänrakennetut muistutukset ja ajoitus | |||
| Tiimien yhteistyö | Ristiriitojen ja päällekirjoitusten alttius | Rakennettu useille käyttäjille kerralla | ||
| Liidihistorian menetys | ||||
| Raportointi | Manuaaliset kaavat/pivot-taulukot | Reaaliaikaiset hallintapaneelit | ||
| Liidin määritys | Manuaalinen, usein epäselvä, kuka omistaa mitäkin.>< | Automaattinen määritystaulukko>< | Automaattinen määritystaulukko> | Automaattinen määritystaulukko/ lyhyt versio: Excel kertoo, mitä kirjoitit. CRM kertoo, mitä kullekin liidille todella tapahtuu, reaaliajassa ilman, että kenenkään tarvitsee päivittää sitä manuaalisesti. Joten milloin sinun pitäisi vaihtaa? Kaikki yritykset eivät tarvitse CRM:ää ensimmäisenä päivänä. Jos olet yksin perustaja ja käsittelet viittä tai kymmentä liidia viikossa, Excel – tai jopa muistikirja – saattaa todellakin riittää toistaiseksi. Mutta on olemassa selkeitä merkkejä, että on aika siirtyä eteenpäin:
|
