Nếu bạn bắt đầu tìm kiếm một CRM, có thể bạn đã nhận thấy vấn đề rồi — có hàng tá CRM và tất cả đều khẳng định là "tốt nhất". Mỗi trang chủ đều có xếp hạng năm sao, danh sách các logo ấn tượng và danh sách tính năng dài cả dặm. Thật sự rất khó để phân biệt chúng chỉ bằng cách duyệt qua. Vì vậy, thay vì so sánh danh sách tính năng, hãy tiếp cận vấn đề này theo cách khác — bằng cách làm ngược lại những gì doanh nghiệp của bạn thực sự cần.
Bắt đầu từ vấn đề thực tế của bạn, chứ không phải phần mềm
Trước khi xem xét một CRM, bạn nên thành thật về những gì thực sự đang xảy ra ngay lúc này. Hầu hết các doanh nghiệp đều rơi vào một trong những tình huống sau:
- Khách hàng tiềm năng đến từ nhiều nơi (trang web, quảng cáo Facebook, Shopify, cửa hàng trực tiếp) và không ai theo dõi liên tục
- Các lượt theo dõi bị bỏ sót vì mọi thứ đều phụ thuộc vào bộ nhớ
- Có nhiều người xử lý việc bán hàng và có sự nhầm lẫn về việc ai đang nói chuyện với khách hàng tiềm năng nào
- Không có hình ảnh rõ ràng về nguồn khách hàng tiềm năng nào đang thực sự chuyển đổi
Cho dù bạn cụ thể là gì điểm khó khăn là, đó là điểm khởi đầu của bạn - không phải "CRM này có những tính năng gì" mà là "tôi thực sự đang cố gắng khắc phục vấn đề gì". Một CRM được lựa chọn xoay quanh một vấn đề thực tế có xu hướng được sử dụng. Một CRM được chọn vì nó có bản demo hào nhoáng nhất có xu hướng bị bỏ rơi sau một tháng.
Câu hỏi 1: Khách hàng tiềm năng của bạn thực sự đến từ đâu?
Đây là câu hỏi quan trọng nhất và cũng là câu hỏi mà mọi người bỏ qua. Liệt kê mọi nguồn khách hàng tiềm năng hiện đến từ — biểu mẫu trang web, Quảng cáo tìm kiếm khách hàng tiềm năng trên Facebook, Biểu mẫu Google, cửa hàng trực tuyến của bạn, lời giới thiệu, cuộc gọi điện thoại, bất kể đó là gì.
Sau đó, hãy kiểm tra: CRM mà bạn đang xem xét có kết nối với các nguồn đó trực tiếp không? Nếu không, bạn sẽ gặp khó khăn khi sao chép khách hàng tiềm năng theo cách thủ công hoặc trả tiền và duy trì một công cụ tự động hóa riêng biệt chỉ để thu hẹp khoảng cách. Đó là một khoản chi phí bổ sung và một điểm dẫn đến thất bại — và đó thường là lý do khiến mọi người cảm thấy thất vọng với CRM trong tháng đầu tiên.
Câu hỏi 2: Có bao nhiêu người thực sự sẽ sử dụng nó?
CRM dành cho người sáng lập một mình trông khác với CRM dành cho nhóm bán hàng 10 người. Nếu chỉ có bạn, bạn chủ yếu cần chụp, nhắc nhở và một cách đơn giản để theo dõi trạng thái. Nếu có nhiều người tham gia, bạn cũng cần:
- Sự phân công khách hàng tiềm năng rõ ràng để quyền sở hữu không mơ hồ
- Khả năng hiển thị cho bất kỳ ai đang quản lý nhóm mà không cần phải yêu cầu từng đại diện cập nhật
- Một hệ thống không bị lỗi khi hai người đang làm việc với khách hàng tiềm năng cùng một lúc
Mua một CRM được xây dựng cho các nhóm bán hàng lớn khi bạn là một nhóm gồm hai người là quá mức cần thiết. Mua một chiếc được thiết kế để sử dụng một mình khi bạn thực sự có một nhóm đang phát triển có nghĩa là bạn sẽ phát triển nhanh hơn. Hãy trung thực về vị trí hiện tại của bạn chứ không phải vị trí mà bạn hy vọng sẽ đạt được sau hai năm nữa.
Câu hỏi 3: Nó có thực sự dễ sử dụng không?
Câu hỏi này thường xuyên bị bỏ qua và có lẽ đó là lý do lớn nhất khiến CRM thất bại trong thực tế. CRM chỉ hoạt động nếu nhóm của bạn thực sự mở nó hàng ngày. Nếu việc này khó hiểu, chậm hoặc cần phải đào tạo chỉ để ghi lại cuộc gọi, thì mọi người sẽ lặng lẽ quay lại thói quen cũ — nhắn tin nhắc nhở bản thân, theo dõi mọi thứ trong đầu, bất cứ điều gì họ đã làm trước đây.
Trước khi cam kết, hãy thực sự thử nó. Thêm khách hàng tiềm năng giả, chuyển nó qua một vài giai đoạn, đặt lời nhắc. Nếu nó cảm thấy cồng kềnh trong năm phút thì nó sẽ không cảm thấy tốt hơn sau một tháng sử dụng hàng ngày.
Câu hỏi 4: Chi phí thực sự của nó là bao nhiêu — Bao gồm cả các tính năng bổ sung?
Các trang định giá có thể gây hiểu nhầm. Giá được quảng cáo thường không bao gồm những thứ như công cụ tự động hóa bổ sung, tiện ích bổ sung tích hợp hoặc phí cho mỗi người dùng tăng nhanh khi nhóm của bạn phát triển.
Hỏi trực tiếp:
- Gói miễn phí hoặc gói cơ bản có thực sự bao gồm việc thu thập khách hàng tiềm năng và theo dõi hay gói này bị giới hạn sau một cấp trả phí?
- Bạn có cần trả tiền cho công cụ của bên thứ ba (như Zapier) chỉ để kết nối các nguồn khách hàng tiềm năng của mình không?
- Có giới hạn ẩn — số lượng khách hàng tiềm năng, số lượng không? số lượng người dùng, số lượng tự động hóa — điều đó sẽ buộc phải nâng cấp sớm hơn dự kiến?
Một CRM nhìn bề ngoài có vẻ rẻ tiền cuối cùng có thể sẽ đắt hơn khi bạn tính đến các công cụ bổ sung cần thiết để khiến nó thực sự hoạt động cho thiết lập của bạn.
Câu hỏi 5: Nó có thể phát triển cùng bạn không?
Bạn không cần mọi tính năng nâng cao ngày nay, nhưng bạn nên kiểm tra xem CRM có chỗ để phát triển hay không — tự động hóa nhiều hơn, báo cáo tốt hơn, định tuyến khách hàng tiềm năng dựa trên AI — vì vậy, bạn không bị buộc phải di chuyển mọi thứ sang hệ thống mới ngay khi doanh nghiệp của bạn mở rộng quy mô. Việc di chuyển CRM sau này, với lịch sử liên hệ và ghi chú nhiều năm, thực sự là một quá trình khó khăn. Tốt hơn là bạn nên chọn thứ gì đó có khoảng trống ngay bây giờ, ngay cả khi bạn chưa sử dụng nó.
Một cách đơn giản để thực sự quyết định
Nếu bạn gặp khó khăn khi so sánh các lựa chọn, thì đây là danh sách rút gọn thực tế để bạn xem qua:
- Nó có kết nối trực tiếp với nguồn khách hàng tiềm năng thực sự của bạn không? (Lý tưởng nhất là không cần Zapier.)
- Bạn có thể dùng thử miễn phí trước khi cam kết bất cứ điều gì không? đã thanh toán?
- Ứng dụng này có mang lại cảm giác trực quan trong vài phút đầu tiên sử dụng không?
- Giá cả có minh bạch mà không cần 5 tiện ích bổ sung để thực hiện những thao tác cơ bản không?
- Nó có hỗ trợ quy mô nhóm của bạn bây giờ và có chỗ cho nó sau này không?
Nếu CRM kiểm tra hầu hết các tiêu chí này thì đó có thể là một lựa chọn chắc chắn — bất kể trang tiếp thị của nó hào nhoáng đến mức nào
GreenCRM24 phù hợp ở đâu
Nếu khách hàng tiềm năng của bạn chủ yếu đến từ Quảng cáo khách hàng tiềm năng trên Facebook, Google Biểu mẫu hoặc cửa hàng Shopify, thì bạn nên kiểm tra cụ thể cách CRM xử lý những nguồn đó — vì đó thường là nơi mà xung đột thực sự xuất hiện. GreenCRM24 kết nối trực tiếp với cả ba mà không cần Zapier làm bước giữa và có gói miễn phí mãi mãi, điều này khiến đây trở thành một nơi hợp lý để bắt đầu nếu bạn chưa sẵn sàng cam kết sử dụng một công cụ trả phí.
Điều đó nói lên rằng, CRM phù hợp cuối cùng sẽ là công cụ phù hợp với các nguồn khách hàng tiềm năng, quy mô nhóm và ngân sách cụ thể của bạn — chứ không chỉ là công cụ có sức thuyết phục nhất trang chủ.
Điểm mấu chốt
Chọn CRM không thực sự là tìm kiếm giải pháp "tốt nhất" theo nghĩa trừu tượng — không có giải pháp nào cả. Vấn đề là tìm ra giải pháp phù hợp với cách doanh nghiệp của bạn thực sự vận hành: khách hàng tiềm năng đến từ đâu, số lượng người cần sử dụng nó và mức độ phức tạp mà bạn thực sự sẵn sàng ứng phó ngay bây giờ.
Bắt đầu từ vấn đề thực sự của bạn, giải quyết ngược lại từ đó và không muốn chọn dựa trên danh sách tính năng nào dài nhất. CRM thực sự được sử dụng hàng ngày sẽ luôn đánh bại CRM có vẻ ấn tượng trong cuộc gọi bán hàng.
